Wiens zaak is zaakgericht werken?

In Hilversum wordt zaakgericht werken ingevoerd. Als lid van Govunited, het samenwerkingsverband van gemeenten op het terrein van e-overheid, is Hilversum de derde gemeente die met zaaksysteem Triple C en digitale postintake gaat werken. Maar wiens zaak is eigenlijk het zaakgericht werken?


Voor de afdeling DIV betekent een digitale postintake soms meer werk. Er worden meer documenten gedigitaliseerd en binnenkomende documenten moeten direct worden gecategoriseerd naar het goede zaaktype. Goed categoriseren en goed toewijzen, betekent ook meteen goed archiveren: first-time-right is een belangrijk uitgangspunt. Dit stelt extra eisen aan kennis en vaardigheden aan de informatiebeheerders.


Voor de dienst Dienstverlening betekent zaakgericht werken de kans om een grote stap voorwaarts te maken met e-dienstverlening. Meer mogelijkheden voor burgers en ondernemers om digitaal te communiceren, minder papieren dossiers, meer grip op dienstverlening en minder gedoe. Voor andere afdelingen betekent de invoering van het zaaksysteem een goede procesbewaking. Dubbele registratie is soms de keerzijde daarvan, omdat de feitelijke afwikkeling van het werk plaatsvindt in systemen waarmee het zaaksysteem geen koppeling heeft. Niet altijd is de verhouding tussen grip op het werk en dubbele registratie in balans. De digitale postverwerking van kop tot staart, van postkamer tot archief is dan vaak wel het doorslaggevende argument.


Wat betekent dit voor burger en ondernemer? De doelstelling van Hilversum is om het gemakkelijker te maken en meer in één keer goed te doen. Meer digitaal communiceren, sneller afwerken en betere processturing. Meer gemak en in één keer goed zorgt voor de verbinding; in Hilversum is het ieders zaak.

Erik F. Steketee, processpecialist bij De Processpecialisten, deze column werd eerder geplaatst in de e-paper van De Processpecialisten.


 
Home  

Terug

Share

De Week van Kwaliteitsmanagement is het platform van en voor proces- en kwaliteitsprofessionals. De meest recente editie vond plaats van 7 t/m 11 oktober 2013

Deel DWvK binnen uw netwerk:


Blijf op de hoogte