Van APM naar Architectuur

De noodzaak om flexibel te kunnen anticiperen op marktveranderingen en continue ontwikkelingen op het vlak van informatietechnologie, leiden er toe dat IT afdelingen worden bedolven onder de vraag vanuit ‘de Business’ naar nieuwe of te wijzigen applicaties en informatiesystemen om de bedrijfsprocessen beter te ondersteunen. Om dit te realiseren is gedegen Applicatie Portfolio Management (APM) noodzakelijk. Wouter-Jan de Baan, Solution Development Manager bij Mavim, geeft zijn visie op de wijze waarop het bieden van inzicht in applicaties en systemen, in samenhang met de achterliggende bedrijfsprocessen, van cruciaal belang is voor het beheersbaar maken van de bedrijfsarchitectuur.

Er zijn vele definities en begrippen van Applicatie Portfolio Management. In dit artikel wordt gesproken over een raamwerk voor beter inzicht in alle informatie over het applicatielandschap en de IT-infrastructuur met een verbinding naar het bedrijfsdomein.

APM maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de organisatiearchitectuur, het vakgebied rondom bedrijfskunde, informatiemanagement en informatica (ICT). Dat wil zeggen: Het speelveld om de klantvraag zo adequaat mogelijk te managen door het beschikbaar stellen en ondersteunen van de nodige (IT) functionaliteit. Wouter-Jan legt uit dat APM slechts een onderdeel is van de totale organisatie architectuur. “Een onderdeel dat in de praktijk veelal onder het ‘ICT domein’ valt. Historisch gezien is dat logisch te verklaren maar APM wordt pas waardevol als je ook de link naar de business legt.” Omgekeerd geldt vanuit de business geredeneerd hetzelfde. Door bij het optimaliseren van de bedrijfsprocessen ook te kijken naar de wijze waarop IT deze processen ondersteunt, worden verborgen kosten en onnodige beheerstaken voorkomen en zal het vermogen van een organisatie om flexibeler te innoveren enorm toenemen.

Business & IT fusion
Een IT afdeling weet vaak op hoofdlijnen hoe de business werkt en welke systemen de bedrijfsvoering ondersteunen, maar het succes wordt juist bepaald door de details. Als de processen zijn geautomatiseerd maar informatiesystemen de feitelijke detailprocessen niet goed ondersteunen, zal de business blijven klagen over gebrekkige IT functionaliteit. Er zijn slechts weinig organisaties waarin de werkvloer, het management en IT organisatie samen een helder en eenduidig beeld hebben van welke processen welke waarde toevoegen. Wouter-Jan de Baan: “Outsite in denken, de business vertegenwoordigt de wensen en eisen van de klant.” ”Het gaat er niet alleen om dat de Business en IT goed samen kunnen werken en IT de juiste functionaliteit levert, het gaat erom dat IT is geïntegreerd in de bedrijfsvoering, ofwel ‘Business & IT fusion’.”

Voorbeelden
Bij de intake van nieuwe klanten van een vliegtuigmaatschappij bleek dat de diverse teams binnen de organisatie verschillende applicaties gebruikten voor de vastlegging van klantgegevens. Daarnaast registreerden de teams informatie op een afwijkende manier. Kortom, de business maakte gebruik van diverse applicaties voor hetzelfde doel, processen werden niet uniform doorvertaald naar de werkvloer, IT werd belast met de ondersteuning van feitelijk overbodige applicaties en management informatie was niet betrouwbaar.

“Het werken onder architectuur dwingt een organisatie om goed na te denken over de interne bedrijfsvoering en de aansluiting van IT systemen op de bedrijfsvoering. Architectuur brengt organisaties inzicht, overzicht en slagkracht bij het doorvoeren van veranderingen.”

Met de vastlegging van het IT landschap (inclusief processen) is door een retail organisatie inzicht en samenhang gecreëerd. Hierdoor is IT in staat om risicolozer en efficiënter wijzigingen door te voeren en beter te anticiperen op vragen vanuit de organisatie/business. Een bepaalde afdeling had de wens/behoefte voor een nieuwe applicatie om in hun informatie behoefte te kunnen voorzien. Door inzicht te hebben in het bestaande applicatie landschap en de daarbij behorende geboden functionaliteit kon men gefundeerd besluiten om niet te investeren in een nieuw systeem maar gebruik te maken van een reeds bestaande applicatie die de gevraagde functionaliteit bood, waardoor er geen investering nodig was en geen extra beheerskosten ontstonden”.

Een ander voorbeeld uit de praktijk betrof een project dat werd gestart in het kader van “lean” procesoptimalisatie. Tijdens het project werd ook de waarde van bedrijfsarchitectuur gezien. Naast de procesgang werd toen ook de samenhang met de diverse IT componenten en informatiestromen inzichtelijk gemaakt. Op enig moment gaf dit ongekend veel inzicht bij een bepaald beveiligingsissue. De impact op applicaties, systemen maar ook op de betreffende bedrijfsonderdelen en bijbehorende processen was direct inzichtelijk. Hierdoor kon de organisatie direct anticiperen en de organisatie adequaat informeren waardoor schade kon worden beperkt.


 
Home  

Terug

Share

De Week van Kwaliteitsmanagement is het platform van en voor proces- en kwaliteitsprofessionals. De meest recente editie vond plaats van 7 t/m 11 oktober 2013

Deel DWvK binnen uw netwerk:


Blijf op de hoogte