Neem die informatiehobbel!

Het beschikken over de juiste en actuele informatie is cruciaal voor ondernemingen om te kunnen presteren en innoveren en de juiste beslissingen te kunnen nemen. De vraag is alleen: hoe haal je uit die grote hoeveelheid beschikbare data de noodzakelijke management- en stuurinformatie?

BPM-informatie nuttig voor Business Intelligence?
Ik krijg steeds vaker het verzoek of de procesdata in onze software ook benaderbaar is voor business intelligence. Deze vraag ontstaat uit verschillende behoeftes (monitoren van procesuitvoering, managementoverzichten, enz.) dit is terug te brengen tot de volgende kernbehoeftes: het verbinden van gegevens uit BPM-applicaties met gegevens uit andere applicaties waar proces gerelateerde (uitvoerings)informatie in staat en de wens om alle gegevens op een generieke wijze te presenteren of om een verdere organisatie-analyse te kunnen maken. Deze behoeftes passen in de trend om steeds breder naar de organisatie-inrichting te kijken en procesmanagement actief in te zetten bij verbetering, in plaats van procesbeschrijvingen plichtmatig te laten beheren door iemand ergens aan het einde van de gang.

Informatiehobbel
Bij het goed aanwenden van BPM-informatie spelen zowel mensen als business intelligence een belangrijke rol. Mensen proberen informatie op een logische manier bij elkaar te brengen en in duidelijke relatie tot elkaar te presenteren. Business Intelligence helpt daarbij door overzichten en inzichten te verschaffen die informatie aan elkaar verbinden. Vaak moet met in de startperiode een 'informatiehobbel' nemen; gegevens kloppen niet, rapporten zitten verkeerd in elkaar etc. Tevens moet men bij het presenteren van het eerste resultaat geregeld door een ontkenningsfase heen: problemen die onder de oppervlakte sudderen, worden ineens heel transparant en daar schrikken mensen van. Hun problemen zijn ineens zichtbaar en in het ergste geval nog voor de hele organisatie ook! Veel gehoorde kreten zijn dan ‘daar herken ik mij niet in’ en ‘dat gaat bij mij heel anders’.

Volgens mij is de grootste fout die je in zo een geval kan maken, het verdedigen van de inhoud. Die is namelijk niet van jou. Jij hebt alleen geholpen deze realiteit op een bepaalde manier weer te geven. Het is op zo'n moment beter de rol van onderzoeksfacilitator op je te nemen en met de protestgroep op zoek te gaan naar de fout. Protest is namelijk een energie die je misschien wilt tegenhouden, maar je kunt energie ook gebruiken om te doorgronden waar problemen optreden. In de meeste gevallen die ik tegenkom is de conclusie een combinatie van beide: het feit dat systemen niet correct worden ingevuld of dat actoren in het proces niet werken op de manier die men dacht. Dat is niet zo vreemd als het lijkt, het gebeurt zelfs bij mensen die al twintig jaar in één kamer hetzelfde proces uitvoeren!

Waardevolle procesinformatie uit workflowdata ...
Er is al menig procesverbetertraject uitgevoerd met als resultaat mooie procesafspraken op papier, maar het daadwerkelijk uniform werkende krijgen van procesafspraken is een heel ander verhaal. Het helpt mij daarom enorm dat steeds meer processen door workflowsystemen ondersteund worden, het vergemakkelijkt onder andere het implementeren van procesafspraken. Die twee mensen die bij elkaar op de kamer zitten en voorheen toch altijd anders werkten, volgen nu dankzij dergelijke workflowsystemen tóch steeds vaker de afgesproken stappen. Daarnaast wordt bij het uitvoeren van het proces veel data automatisch vastgelegd. Door deze workflowdata te laten benaderen door business intelligence verkrijg je waardevolle procesinformatie. Bijvoorbeeld over hoe lang deelstappen van een factuurproces duren, welke impact procesloops zoals 'teruggestuurd voor correctie' hebben en waar ze blijven hangen.

... maar wat doe je daar uiteindelijk mee?
Er is over het algemeen erg veel vertrouwen dat het ‘vanzelf’ goed zal komen als het eenmaal in de workflow zit. Niets gaat vanzelf. Achter de workflowstappen zit een wereld van handelingen en toegepaste kennis, maar die is niet eenvoudig met het inrichten van stappen af te vangen. Daarbij kun je workflowdata hebben die door business intelligence benaderbaar is, maar hoe ga uiteindelijk de overzichten en managementcockpits gebruiken om een proces optimaal in te richten? Daarnaast heb je nog steeds geen inzicht in welke impact (organisatie)veranderingen op een proces gaan hebben; Welke impact heeft het uitfaseren van een bepaalde applicatie? Waar moeten risico's worden beheerst? Als deze wet- en regelgeving wijzigt, waar moet ik dit dan doorvoeren? Uiteindelijk komt men dan weer bij specifieke BPM-software terecht, want die is ontwikkeld om in een blauwdruk alle organisatie- inrichtingselementen te relateren aan het proces. Vandaar dat ik steeds vaker de vraag krijg: kan onze business intelligence jullie procesdata benaderen?


 
Home  

Terug

Share

De Week van Kwaliteitsmanagement is het platform van en voor proces- en kwaliteitsprofessionals. De meest recente editie vond plaats van 7 t/m 11 oktober 2013

Deel DWvK binnen uw netwerk:


Blijf op de hoogte