DB Schenker Rail Nederland: de spoorweg naar 100 procent compliancy

Binnen de transportbranche gelden steeds meer regels en richtlijnen. Hoe houd je dan het kwaliteitssysteem beheersbaar en overzichtelijk? En hoe weet je zeker dat je aan alle relevante wetten en eisen voldoet? Met de implementatie van hun Integraal Management Systeem, IMS, beogen Ruud Sweering en Jacques Langermans, respectievelijk teamleider en adviseur bij DB Schenker Rail Nederland binnen de afdeling QSHEC (Quality, Safety, Health, Environment & Custom Affairs) in de komende vijf jaar 100% compliant te zijn.

Drie jaar geleden heeft DB Schenker Rail Nederland een Integraal Management Systeem (IMS) geïmplementeerd. De belangrijkste aanleiding was dat de organisatie de PDF-bestanden met veiligheids- en milieuprocedures steeds moeilijker kon onderhouden. Juist voor DB Schenker is het van groot belang om alle processen en procedures eenvoudig te kunnen beheren en beheersen. Zij moeten immers voldoen aan tal van normeringen en uitgebreide regelgeving. Maar ook aan audits op het gebied van vrachtvervoer, waaronder diverse ISO-certificeringen, AEO-certificering en de audits- en handhavingsconvenanten van de Inspectie Leefomgeving en Transport (voorheen Inspectie Verkeer en Waterstaat - IVW). DB Schenker legt processen en procedures vast in zowel beschrijvingen als processchema’s. Het Duitse moederbedrijf is onder de indruk van de wijze waarop DB Schenker het IMS heeft ingericht en de organisatie met haar processen, procedures, documenten en wet- en regelgeving heeft vastgelegd en onderling gerelateerd. Net als de douane waar het gaat om AEO. Dit is met name een gevolg van het consequente beheer van het IMS.

Samenhang
Kwaliteitsmanagement is altijd essentieel geweest voor DB Schenker. Maar het beheer was lang niet altijd zo eenvoudig als tegenwoordig. “Vroeger werden alle procedures en instructies in Microsoft Word geschreven en flowcharts, waarvoor aparte software in huis was, gekopieerd naar Word. Terwijl het kwaliteitssysteem groeide, werd duidelijk dat de onderlinge samenhang ontbrak. Het was een moeizaam proces om nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving of functienamen in bestaande procedures actueel te houden”, blikt Sweering terug. “Bovendien konden gebruikers het IMS slecht raadplegen”, zegt Ruud. “Informatie was beschikbaar op intranet, maar lag verborgen achter een wachtwoord en het kostte zeker 10 tot 12 muisklikken voor je over de juiste informatie beschikte.” Daarop werd besloten dat er een nieuw systeem moest komen waarmee alle informatie goed en geautomatiseerd kon worden beheerd.

Veel winstpunten
Volgens Ruud heeft de implementatie van het IMS de in- en externe efficiëntie sterk verbeterd. “Ons kwaliteitssysteem is behoorlijk gegroeid. Toch reageren we met hetzelfde aantal medewerkers sneller op veranderingen en zijn we beter up-to-date dan vroeger. Het IMS is nu veel beter beheersbaar en we doen meer in minder tijd. Ook het inzicht in processen is verbeterd, zoals bij incidenten. Betrokkenen zien meteen wie ze moeten benaderen voor welke acties. Ze kunnen checklisten raadplegen en direct het juiste formulier invullen en mailen. Met de heldere schermopbouw en de zoekfunctie vinden ze snel de juiste formulieren en ook diepere informatie zoals wet- en regelgeving. Met ons IMS beschikken we over een consequent, beheersbaar integraal managementsysteem, waarin we alle vereisten en wet- en regelgeving kunnen borgen”, concludeert Ruud.

PDF-document Download de hele kwaliteitsmanagement klantcase van DB Schenker


 
Home  

Terug

Share

De Week van Kwaliteitsmanagement is het platform van en voor proces- en kwaliteitsprofessionals. De meest recente editie vond plaats van 7 t/m 11 oktober 2013

Deel DWvK binnen uw netwerk:


Blijf op de hoogte