Verdraaide organisaties: Terug naar de bedoeling

Auteur: Wouter Hart, oprichter/adviseur bij Verdraaide Organisaties

Bij grote organisaties is het vaak behoorlijk lastig om de bedrijfsvoering op orde te krijgen, terwijl dat juist bij andere organisaties schijnbaar gemakkelijk gaat. Bij grote organisaties wordt veel tijd besteed aan het formuleren van beleid, aan het in kaart brengen van de processen, het opstellen van procedures, protocollen en werkinstructies etc.

Het is een grote uitdaging om dit alles gemanaged te krijgen. Wanneer het ontwerp klaar is, is het nog een ware kunst van verleiding, beïnvloeding en macht om dit alles daadwerkelijk te implementeren en iedereen aan de afspraken te houden. En als de mensen in de organisatie zich aan die afspraken zouden houden, dan zou de organisatie bereiken waar ze voor bestaat.

Deze manier van denken en werken komen we tegen in bijna alle organisaties. Het is een denkrichting die van buiten naar binnen loopt in het model dat we beschrijven in het boek ‘Verdraaide organisaties’. Het doorgaan op die manier van denken leidt er niet toe 'in control' te komen of goede (financiële) resultaten te realiseren.

Van klant naar systeem
De wereld is veranderd en de organisaties van tegenwoordig hebben met veel meer variatie te maken dat de productie-bedrijven in de 20e eeuw. De succesvolle manier van organiseren van toen leidt nu tot een complexe bedrijfsvoering, bureaucratie, grote stafafdelingen en miljoenen euro's die worden besteedt aan het ‘afkrijgen’ van die systeemwereld. In alle drukte om die systeemwereld op orde te krijgen verschuift de mindset van de hele organisatie meer en meer naar die systeemwereld. Uiteindelijk wordt ook de uitvoerende medewerker verleid om diens aandacht beetje bij beetje te verleggen van de klant naar het interne systeem, en dus naar alle afspraken die gemaakt zijn.

Verdraaide organisaties
De indicatiestelling wordt belangrijker dan het liefdevol zorgen voor een cliënt. De CITO-toets wordt belangrijker dan de unieke leerbehoefte van de leerling. Het voldoen aan de verkeersbonnenquota wordt belangrijker dan het goed inschatten van het moment zelf. Dit leidt tot een lage klanttevredenheid, ongemotiveerde professionals en dus tot slechte bedrijfsresultaten. Deze verdraaide organisaties zijn wat ons betreft de prototypes van het ‘Uitputtend Oude Organiseren’ tegenover het ‘Duurzaam Nieuw Organiseren’. Tot zover geen nieuw verhaal. De werkelijke uitdaging ligt er in een alternatieve manier van organiseren te vinden die leidt tot betere prestaties realiseren tegen lagere kosten, en juist meer 'in control' komen door op een slimmere manier te gaan sturen. Daarover gaat het boek ‘Verdraaide organisaties’.

Wat doen bedrijven die wel excelleren anders?
Excellerende bedrijven denken en doen andersom: van binnen naar buiten in ons model, en doen dat heel consistent. De ‘bedoeling’ van de organisatie is geen missie en visie op papier maar het vertrekpunt van alles, doorgedacht naar alle aspecten van de organisatie en het domineert alle vormen van communicatie. Er is veel aandacht voor de leefwereld en de zelfredzaamheid van de professionals, vanuit de gedachte dat mensen beter presteren wanneer ze zich betrokken en verantwoordelijk voelen. De systeemwereld is niet complex en dominant, maar eenvoudig en ondersteunend.

Systeem wordt middel in plaats van doel
De oplossingen in de systeemwereld blijven daarmee een middel en worden geen doel op zich. Communiceren krijgt de aandacht inplaats van de afdeling communicatie of het communicatiebeleid. Niet het ‘Plan – Do – Check – Act’, als de klant al naar huis is, krijgt de meeste aandacht, maar de focus op het vergroten van de vaardigheid ‘act-reflect-act-reflect’ in het bijzijn van de klant. De leercultuur krijgt meer aandacht dan de POP-gesprekken of audits, zoals een open relatie met feedback belangrijker is dan de beoordelingsgesprekken, et cetera.

Van binnen naar buiten
Wanneer de pijl van binnen naar buiten staat, verandert alles. Het verandert de manier hoe je notuleert en hoe je met de notulen om gaat, hoe je het dashboard inricht en hoe de ruimtes worden ingericht. De rol van de leidinggevende verandert en de relatie naar de klant wordt een fundamenteel andere: in plaats van het aanbod vraaggericht in te vullen, ga je écht vanuit het leven van de klant denken en welke waarde je hierin kunt toevoegen. Ook hierin dus van vraaggericht op papier, naar daadwerkelijk vertrekken vanuit de klant en diens unieke behoefte.

Leuk maar langzaam
Alles wordt anders en dat zou best eens een heel erg leuk proces kunnen worden. En het goede nieuws is dat dit een traag proces mag zijn waar je morgen mee kunt beginnen – ongeacht de positie die je in de organisatie inneemt. Al helpt het wanneer je bestuurder bent… De twee pijlrichtingen zijn al aanwezig in je organisatie en het gaat er niet om vanaf morgen alles af te breken wat er is opgebouwd, maar een proces van ‘laden en gummen’ te starten vanuit de wijsheid uit een Indiaanse parabel.

Het boek
Wouter Hart en Marius Buiting hebben de laatste zes jaar besteed aan het onderzoeken van beide pijlrichtingen en zijn tot een verzameling aan kenmerken gekomen van beide pijl richtingen. In het boek ‘Verdraaide organisaties’ staan – naast een aantal fundamentele denkpatronen en heel veel voorbeelden – een twintigtal van deze kenmerken beschreven. Bij ieder van deze kenmerken staat steeds beschreven hoe je er mee omgaat wanneer de pijl van buiten naar binnen loopt – met hoe je dat dan dus kunt leren herkennen in de dagelijkse praktijk binnen je organisatie – en welk alternatieve manier van denken en organiseren daar vanuit de pijl die van binnen naar buiten loopt naast kan worden gezet.

Bron: innovatiefinwerk.nl


 
Home  

Terug

Share

De Week van Kwaliteitsmanagement is het platform van en voor proces- en kwaliteitsprofessionals. De meest recente editie vond plaats van 7 t/m 11 oktober 2013

Deel DWvK binnen uw netwerk:


Blijf op de hoogte